中共新邵县委办公室主任    张放

   党委办公室工作量多面广任务重。作为领导的参谋助手的秘书人员，始终处于承上启下、联系左右、沟通内外的主体枢纽位置，这个位置的特殊性就决定了秘书人员必须注重组织协调，时刻加强组织协调的能力。组织协调的好坏直接关系到办公室工作能否顺利有序地进行。秘书人员要在重大会议和领导公务等活动中充分发挥组织协调作用，关键是把握好“事前充分准备、事中注重细节、事后抓好落实”三个环节，做尽可能文章，防不应该失误，求最周到服务。

   一、尽可能把工作做在前头，避免因准备不足而出现“事到临头抱佛脚”的失误

   传统意义上的秘书工作往往是被动的，领导交待什么就做什么，依葫芦画瓢就行了，工作的主动性、积极性难以调动起来。由于事前准备不充分，组织协调不到位，服务工作非常被动，难免会出现偏差与纰漏。毛泽东同志曾经明确指出：“不打无把握的仗，不开无准备的会”。打仗无把握，肯定要失败；开会无准备，肯定出纰漏。当今领导事务纷繁复杂，工作节奏加快，更需要我们秘书人员注重协调，精心地组织，尽可能把工作做在前头，为领导活动提供优质的服务。一是贯彻党委意图，统筹活动，避免领导活动“撞车”。党委是总揽全局、协调各方的指挥部。为了很好地贯彻党委意图，每个月或某一段工作紧急时期，我们注重对全县的重大活动、主要会议进行统筹安排，注意加强与上级党委办的纵向联系，与县人大办、县政府办、县政协办的横向联系，对领导活动及时搜集编排，统筹活动，为领导提供前瞻性的服务，这样就避免领导在活动中发生“撞车”的现象。二是充分掌握情况，做好预案，避免领导活动“搓麻绳”。重大会议和主要活动一般都具有较强的针对性，活动需有序规范开展，因而秘书人员首先要掌握好活动的时间、地点、参加人员、主要议程等基本情况，据此做出详尽的工作预案，把活动安排得井然有序。三是明确服务职责，协调到位，避免工作人员“看把戏”。人是社会活动的主体，预案中的各项工作最后还是落实到人身上。重大活动不是某一两个单位能承担完成，需要多个部门积极配合、协调完成。每次重大活动我们都组织相关部门和负责人提前召开协调会，抽调好服务工作人员，阐明活动意义，确定工作任务，明确职责，岗位到人，充分调动服务工作人员的积极性。形成心往一处想、劲往一处使的良好局面，绝对不能让抽调来的工作人员袖手旁观。

   二、尽可能把细节想得周全，避免因组织不严而出现“一着不慎满盘皆输”的失误

   有了好“米”，并不一定会成为“巧妇”，其中还包括掌握“火候”等一系列细节问题。重大活动的顺利开展同样如此。细节决定成败。如果在领导活动中组织不严密，细节不注意，就很可能会导致“一着不慎满盘皆输”。因此，我们应尽可能把细节想得周全。一是要注重工作程序，查漏补缺。大到行程安排、议程的确定、车辆调度、食宿安排，小到话筒的调试、保密器的开启等，把优质服务的理念贯彻到每一道工作程序中去，一一查漏补缺，充分做好准备工作。稍不注意，就会因考虑不周出现难以预料的后果。二是把握重要环节，谨防意外。在重大活动中，往往会有许多意想不到的情况发生，具有突发性，可变性。这就要求我们在活动组织中要做到“先知先觉”，密切注意把握重要环节，增强事情的预见性。去年年底召开全县县委经济工作会议，我们发现需要安排住宿的人数较多与县城床位十分有限的矛盾，及时与离县城不远的党校取得联系，才将这一矛盾化解。住的问题解决了，行的问题又横亘在前。我们立即与公共汽车公司协调，安排专车按时接送，使与会人员准时参会。安全保卫工作是领导活动组织中的重要环节，容易发生意外情况。大小会议召开，我们都安排专人维持场外秩序，谨防上访人员或无理取闹者冲击会场，扰乱秩序。重宾接待，我们都积极组织协调政法、公安、信访等职能部门，把安全保卫工作做细做实。三是加强现场组织，灵活处理。现场的组织非常重要，秘书人员必须亲临，做到及时发现问题，解决问题，不能坐在办公室里对部门工作人员遥控指挥，避免因不了解现场情况而出现安排上的失误或不周全。去年11月底，省市重要领导来我县灾区视察工作，会场设在镇乡。视察前一天天气骤然变冷，还下起了雪。我们在现场组织时，发现会议室没装空调，方案里也没有考虑到这个情况。如果不把会议室加暖，会议难以进行，接待和会议效果肯定不好。我们立即组织该镇干部购买电烤火器，接专线，加高室内温度，接待和会议效果相当好，赢得领导的充分肯定。

   三、尽可能把精神落到实处，避免因事过境迁而出现“雷声大却雨点小”的失误

   重大会议或领导活动的结束，并不意味整个活动任务全部完成，这仅仅是一个决策、部署和计划阶段，是一项工作的开始。这个阶段形成的精神，需要通过执行才能落到实处，才能真正发挥重大活动的作用。要贯彻落实好活动精神，主要要采取宣传发动、指挥协调和督促检查等措施。一是组织搞好宣传。电视台、报刊等新闻媒体及时宣传报道重大活动，大力宣传贯彻落实过程中的各项措施、执行情况，以及活动中涌现出的典型模范和创造出的先进经验，使广大群众全面了解、积极支持和广泛参与，使各种决策真正取得实效。二是协调处理各部门之间的关系。重大活动形成的决策和精神往往需要多个部门采取措施组织实施，这就需秘书人员协调好各部门之间的关系，形成工作合力。比如每年的议军会、议教会，往往要用纪要这一形式记载并传达给有关部门去办，它涉及了许多相关部门的利益与职责，倘若不能正确处理，会议决议便可能沦为一张空文，实际问题难以解决。三是加强检查督促落实。受利益的驱动，一些部门以推、拖为手段，时时不落实会议精神、领导决策，况且贯彻落实是有一个过程的，不是一蹴而就的事，这些都需要我们经常检查进展情况，及时通报，督促落实。

   俗话说：“实践出真知”。党委办公室系统秘书人员如何在重大活动中发挥好组织协调作用，是我们所有秘书人员需要共同思索的重大课题，它没有统一的模式，更没有现行的答案。我们只有不断地吸取前人的经验，不断地摸索创新，不断地总结，才能使我们的服务水平更高，组织协调能力更强；才能真正让领导满意，让机关满意，让群众满意。